makalah praktek administrasi

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pengertian “administrasi” (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis-menulis belaka. Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dengan orang lain.

“Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan -bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya.

Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.               

Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal.

Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Kantor adalah laksana otak, dimana para manajer dan pimpinan mengendalikan seluruh kegiatan organisasi dan pekerjaannya. Dengan demikian, kantor memerlukan manajemen yang baik supaya berjalan efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya diperlukan para sekretaris dan tenaga administrasi yang sehari-harinya duduk di kantor, melainkan juga para kepala bagian keuangan, pemasaran, atau produksi, karena mereka memimpin kantor.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Perkantoran?

2. Bagaimana pengertian Administrasi dalam arti sempit?

3. Bagaimana peranan kantor dalam organisasi?

4. Apa itu Manajemen kantor?

5.Apa saja yang termasuk sasaran Awal Administrasi Perkantoran?

6. Unsur-unsur yang terkandung di dalam Administrasi?

 

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi

            Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ada yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3).
             Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya.

             Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan.                  

            Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

            Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

            Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:

1.    Administrasi dalam arti sempit.

 Menurut Soewarno Handayaningrat  mengatakan“Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2).Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

2.    Administrasi dalam arti luas

 Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Secara Content (pembahasan) bahwa ilmu administrasi dimulai dari penerapan atau penggunaan sampai pengembangan dan pemanfaatan ilmu administrasi itu sendiri dalam kehidupan sehari-hari. Aksiologi ilmu administrasi merupakan salah satu bagian dari filsafat ilmu, pemanfaatan pengetahuan bidang ilmu administrasi merupakan faktor penting dalam pertimbangan penggunaannya dalam kehidupan, perilaku dalam beraktivitas dan penetapan keputusan tindakan manusia, Misalnya:

1.    Hakikat Ilmu Administrasi

Dalam era globalisasi dewasa ini ditandai dengan ketatnya tantangan dan persaingan, serta pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang mengharuskan setiap umat manusia untuk menghadapinya. Kesaktian ilmu pengetahuan dan teknologi mendorong manusia berusaha untuk memilikinya melalui proses pembelajaran, guna dimanfaatkan dari berbagai aspek kehidupan. Kaitannya antara kemampuan untuk mengetahui sesuatu (knower) dengan kemampuan menalar atau berpikir (knowing) sesuatu berupa kognitif adalah kemampuan menalar atau berpikir terhadap sesuatu aksi dan reaksi,afektif adalah kemampuan untuk merasakan apa yang telah diketahui, dan konaktif adalah kemampuan untuk mencapai apa yang dirasakan.

Ilmu atau science merupakan segenap pengetahuan yang bermakna ganda (mengandung dari berbagai arti). Ilmu adalah sekumpulan pengetahuan manusia yang rasional dan kognitif, dengan disusun secara sistematis dan menggunakan metode tertentu sehingga bermanfaat di bidang pekerjaan. Mekanisme ilmu dalam manusia dapat digambarkan sebagai berikut :

Dari gambar diatas memberikan pemahaman ilmu itu bermakna ganda, tempat pengetahuan , metode, dan aktivitas sangat beraneka ragam jenisnya .

Ilmu administrasi merupakan hasil pemikiran penalaran manusia yang disusun berdasarkan dengan rasionalitas dan sistematika yang mengungkapkan kejelasan tentang objek formal, yaitu pemikiran untuk menciptakan suatu keteraturan dari berbagai aksi dan reaksi yang dilakoni oleh manusia dan objek material, yaitu manusia yang melakukan aktivitas administrasi dalam bentuk kerjasama menuju terwujudnya tujuan tertentu.

Perkembangan pemikiran dan penalaran manusia yang berdasarkan kaidah dan norma-norma administrasi tidak hanya dipandang sebagai ilmu pengetahuan, tetapi mereupakan bagian kehidupan manusia yang menuntut terciptanya spesialisasi menuju kemahiran terhadap suatu keterampilan dari berbagai bidang kegiatan dalam memenuhi kehidupan manusia. Administrasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yang saling melengkapi antara satu dengan lainnya, sebagai berikut :

1.    Administrasi sebagai ilmu

Ilmu sebagai objek kajian administrasi sepatutnya mengukuti alur pemikiran manusia, yang pendekatannya dilakukan secara radikal, menyeluruh, rasional dan objektif. Pada hakikatnya perkembangan ilmu administrasi merupakan suatu kajian yang mendalam di alam nalar manusia yang dapat menembus cakrawala dunia dengan ditandai gerak langkah raisonalitas di bidang filsafat ilmu administrasi.

2.    Administrasi sebagai pekerjaan

Pada hakikatnya ilmu administrasi tumbuh dan berkembang dalam pemikiran manusia, selain sebagai ilmu administrasi juga sebagai suatu profesi atau pekerjaan yang harus diselesaikan secara tuntas dan memuaskan. Proses administrasi dimaknai sebagai pola pemikiran dan rangkaian kegiatan untuk pencapaian suatu hasil tertentu dengan professional sesuai tuntutan kegiatan yang dilakukan. Administrasi berfungsi untuk menemukan pembagian kerja dalam berbagai macam-macam karakteristik manusia yang berbeda antara satu dengan yang lainnya.

Dalam suatu administrasi dijumpai sistem administrasi, dimana sistem secara garis besar terdiri atas sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terbentuk karena alam. Sebagai misal sistem tata surya, sistem cuaca, dll. Sedangkan sistem buatan manusia (man made system) adalah sistem yang terbentuk karena hasil pemikiran atau perbuatan manusia. Sebagai misal sistem sosial, sistem politik, sistem ekonomi, sistem kepegawaian, sistem hokum, sistem kerja, sistem pemerintahan, dll. Pada dasarnya sistem administrasi lahir dan hasil pemikiran dari manusia.

Fenomena dan nomena administrasi terhadap pertumbuhan atau perubahan suatu organisasi dapat diamati pada pola dinamisasi social yang tumbuh dan berkembang dalam kehidupan masyarakat. Fenomena dan nomena masyarakat administrasi sepeti solidaritas, kepemimpinan, mata pencaharian, kepedulian, keadilan, demikian pula sebaliknya. Adapun masalah-masalah administrasi yang dihadapi dalam rangka pelaksanaan pembangunan dan perkembangan organisasi merupakan tugas kunci dari manajemen. Administrasi merupakan sasaran pemikiran manusia untuk menggerakkan berbagai aktivitas dengan menggunakan sumber-sumber (resources) kekuatan dalam organisasi. Dalam suatu administrasi juga dijumpai penyakit administrasi dimana hal inilah yang paling di takutkan dan berbahaya dalam kehidupan organisasi dan menghalalkan segala cara untuk mencapai suatu kekuasaan.

Dalam perkembangan dan pertumbuhan masyarakat maupun perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang administrasi sangatlah mempengaruhi juga warna dan corak dari perkembangan manajemen pada masa dating. Manusia adalah makhluk yang mempunyai martabat, perasaan, cita-cita, keinginan, tempramen, dan harapan yang selalu mengalami perkembangan atau dengan kata lain kedinamisan. Dengan adannya ilmu administrasi dalam era globalisasi dilakukan secara rasional, efektif dan efisien dengan memperhatikan perubahan, memperkuat moral dan etika kerja, tujuan yang telah ditetapkan, dan penyesuaian terhadap teknologi. Konsep dasar administrasi pancasila merupakan ciri khas bagi bangsa Indonesia, dimana masyarakatnya harus menghayati, memahami, dan bahkan dijadikan pandangan hidup untuk aktivitas sehari-hari. Manusia juga mempunyai kaitannya dalam administrasi dimana kreativitas dan imajinasinya sangat diperlukan, manusia dalam organisasi, manusia juga sebagai pengendali organisasi.

2. Ontologis Ilmu Administrasi

Administrasi merupakan cabang dari ilmu pengetahuan yang asal mulanya bersumber dari filsafat. Secara estimologis, filsafat berasal dari bahasa Yunani,philoshopia yang terdiri dari dua suku kata philos artinya cinta atau suka dan shopiaartinya kebijaksanaan. Para pemikir ilmu filsafat diantaranya Aristoteles (382-322 SM) dijuluki pelopor logika dan filosofi besar yang menyatakan bahwa filsafat merupakan pengetahuan yang tidak berubah dan tidak dapat terpisah dari materi, Plato ( 428 SM – 348 M) sebagai filsafat spekulatif, Galileo Galilei (1564-1642) sebagai filsafat alam, dan The liang gie (1997).

Ontologi bersala dari kata Yunani yang terdiri dari kata ontos artinya ada danlogos artinya ilmu. Jadi secara estimologis, ontologi adalah ilmu yang mempelajari tentang yang ada. Ontologi administrasi telah berhasil merubah pola pemikiran praktisi administrasi, dan bahkan sebagian para ilmuwan administrasi dari pandangan mitosentris menjadi logisentris. Dimana awal pikirannya bahwa kejadian dalam suatu bentuk kerja sama dipengaruhi oleh kekuatan gaib (mitos) menjadi pola piker yang dipengaruhi oleh pemikiran rasional (logis). Dalam suatu administrasi kedudukan ontologi administrasi merupakan ilmu pengetahuan yang bersifat jangkauan sangat universal dan menyeluruh dari struktur kehidupan manusia. Metode ontologi administrasi utamanya berkaitan dengan kondisi abstrak dan konkret. Potensi ontologism administrasi tergantung dari pemikiran manusia terhadap dunia ini pada hakikatnya kandungan normatif ontologi administrasi secara transidental dan emperikal sesungguhnya dapat dibedakan atas dua aspek utama yaitu kebenaran dan kebaikan. Dalam kaitannya dengan kegiatan administrasi filsafat administrasi mendorong untuk bertindak secara positif dan rasional.

3. Aksiologi Ilmu Administrasi

Sasaran pembahasan (content) aksiologi ilmu administrasi mulai dari penerapan atau penggunaan sampai pengembangan dan pemanfaatan ilmu administrasi itu sendiri dalam kehidupan manusia. Dan yang menjadi landasan dalam tataran aksiologi ilmu admiministrasi yaitu bagaimana ilmu administrasi digunakan sehingga memberikan manfaat dalam kehidupan manusia. Kebahagian dan kesejahteraan marupakan perwujudan harapan manusia yang diinginkan. Aksiologi ilmu administrasi merupakan salah satu bagian dari filsafat ilmu, dalam pemanfaatan pengetahuan di dbidang ilmu administrasi merupakan factor penting dalam pertimbangan penggunaannya dalam kehidupan dan dijadikan sebagai pertimbangan sebelum menetapkan suatu keputusan. Dalam menentukan kebenaran kandungan materi atau dari ilmu administrasi, bahwa sebagian pandangan ilmu administrai yang menyebutkan bahwa hanya sebagian kecil kebenaran administrasi yang dapat dilaksanakan dan sebagian besar kebenaran diabaikan dalam praktik administrasi.

B. Unsur-unsur Administrasi

            Kaliski dalam Departemen Kehutanan (1996), mengartikan administrasi sebagai manajemen operasi, atau salah satu fungsi manajemen untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan mengawasi fungsi-fungsi manajemen yang lain. Fungsi administrasi adalah tugas yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin atau manajer. Karena itu seorang pemimpin atau manajer sering pula disebut dengan istilah administrator.
            Sedangkan untuk unsur – unsur yang ada dalam suatu administrasi tersebut baik berupa faktor situasional dan kondusional maupun sumber daya-sumber daya tertentu, menurut Surakhmad (1994) menyebutkan Sebagai berikut:

1. Organisasi, yang akan menjadi wadah/wahana, struktur dan rangka dasar (frame   work) dari administrasi.

2. Lingkungan, yaitu yang mengelilingi administrasi “berada” di dalam organisasi terdiri atas berbagai lapisan antara lain: geografis, fisik, biologis (flora, fauna), sosial, budaya, ekonomis, psikologis, politik dan teknologis.

3. Situasi, yaitu seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung atau tidak langsung mempunyai pengaruh terhadap per keadaan, perkehidupan dan gerak – gerak administrasi ( Organisasi ).

4. Lokasi, yaitu bagian dari lingkungan yang terdiri atas semua faktor yang mempunyai relevansi (hubungan kepentingan) dengan administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur menurut jarak transportasi dan komunikasi.

5. Wilayah Operasi

6. Mesin dan peralatan (equipment), terdiri atas semua barang modal yang merupakan “hardware” dari administrasi (organisasi).

7. Program – program usaha ( software dan mission ), terdiri atas peraturan -peraturan dan prosedur – prosedur konstitusional yang merupakan kerangka dan rangka dasar berpikir dan berusaha.

8. Legitimitas, yaitu kekuatan sosial, politik-yuridis yang berasal dari undang-undang.

9. Pimpinan

10. Personil

C. Sasaran Awal Kegiatan Administrasi Perkantoran

            Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai Berikut :

1. Ruang perkantoran (Office Space)

            Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;
Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)

            Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon; Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

            Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan; persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang; Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture And Equipment)

            Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances And Machines)

            Peralatan dan Mesin meliputi Mesin ketik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin
pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan
terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;
Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan
mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

            Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.
7. Metode

            Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;
Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan;
(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.
8. Warkat (Records)

            Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records); Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

            Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan; Pembakuan gaji. 

            Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara.

             Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.
10. Tugas Dan Tanggung Jawab Staf Keuangan Kantor

            Kerja menjadi Staf Keuangan tentunya sangat mengiurkan karena bisa di bilang kerja di daerah yang basah, tetapi disinilah tanggung jawab dan didikasi yang tinggi kita di pertaruhkan karena kepercayaan dan kedisiplinan kita di utamakan disini.
Tugas staff administrasi dikantor adalah membuat layanan administrasi dibawah pengawasan pimpinan/line managernya.tugas nya (biasanya) meliputi admin, logistic, dan lainnya yang mendukung pelaksanaan administasi berjalan lancar. tugas detailnya (admin) nya misalnya: menjaga dan mengupdate informasi administasi mulai dari office supply, stationaries. mempersiapkan arrangement meeting detail, absensi staff, serta melakukan hal hal seperti surat menyurat dengan staff lainya, sedangkan untuk tugas logistik biasanya mengawasi transport, driver, kesediaan tempat penyimpanan dan lain lain.
           Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:

1. Administrasi Negara

2. Administrasi Swasta (Perusahaan)

            Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta (Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan. 

            Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).

D. Peranan Administrasi Perkantoran

            Suatu organisasi menyelenggarakan dua jenis fungsi utama yang berkaitan langsung dengan pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi dan fungsi penunjang yang di selenggarakan untuk mendukung penyelenggaraan fungsi utama, keseluruhan peranan administrasi perkantoran berkisar pada dan merupakan bagian kegiatan penunjang.

Akan tetapi perlu ditekankan bahwa meskipun sifat kegiatan administrasi perkantoran adalah penunjang, hal itu sama sekali tidak berarti bahwa kegiatan tersebut

E. Manajemen perkantoran

Administrasi perkantoran lebih banyak digunakan di instansi pemerintahan, sementaramanajemen perkantoran lebih banyak digunakan di instansi swasta jadi istilah administrasailebih banyak digunakan untuk urusan-urusan pemrintahan negara ,sementara istilahmanajemen banyak digunakan di perusahaan-perusahaan.Berikut ini dikemukakan beberapa pengertian dari manajemen perkantoran(Admiinistrasi Perkantoran):1.

            Menurut William Leffingwel & E.RobinsonManajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmumanajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.2.

            Menurut George TerryManajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan ,pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta pergerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tjuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahuluini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan darisejak penciptaanya melalui pemeliharaan,penyebaran,dan penyimpanannaya kalaumemiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu using.

Menurut koemarudin SastradipoeraManajemen Perkantoran sebagai suatau cabang manajemen yang berhubungan denganlayanan (service) dalam perolehan ,pencatatan dan penganalisisan informasi, perencanaan dan pekomunikasian yang dengan fungsi-fungsi itu dan manajemen organisasi merawat aktifitasnya, mengembangkan fungsi-fungsi dan kegiatannya danmencapai sasaran. Maka manajemen perkantoran adalah suatau fungsi-fungsi tertentu,fungsinya adalah sekelompok tugas pekerjaaan meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya atau merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling tergantung satu sama lain.

D. Alat-alat Kantor

Yang dimaksud dengan alat-alat kantor adalah berbagai peralatan yang diperlukan guna penyelenggaraan kegiatan perkantoran, bukan peralatan yang digunakan dalam menyelesaikan tugas pokok organisasi, seperti mesin-mesin dipabrik dan lain sebagainya.

Pengalaman banyak organisasi membuktikan bahwa jenis alat-alat kantor yang digunakan sangat dipengaruhi oleh perkembangan tekhnologi. Banyaknya aktivitas rutin kantor yang tadinya dikerjakan secara manuala diambil alih oleh berbagai jenis mesin. Yang kemudian terjadi ialah pelatihan ulang bagi para karyawan kantor supaya mereka memiliki keterampilan melakukan kegiatan yang berupa bagian dari tugas organisasi.

Berbagai alat kantor yang digunakan antara lain adalah mesin tik, mesin hitung, komputer, telepon, mesin stensil, alat photocopy, facsimili dan mungkin alat-alat peraga tertentu.

 Pengertian tata usaha

Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha.

a. Ditinjau arai asal kata 

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia

Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern

Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.

d. Mentri keuangan Republik Indonesia Pasal 5 Ayat

Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan penyusunan rencana kerja dan laporan serta akuntabilitas kinerja.

e. Menurut George Terry

Tata Usaha Kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

f. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

            Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya.

E. fungsi Kantor

Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan dengan baik memerlukan adanya, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugasmasing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnyauntuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis.

Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,menyimpan, sampai menyalurkan/ mendistribusikan informasi. Kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukankeberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya, demikian juga fungsi kantor itu sendiri.

  

F. Pekerjaan Kantor

            Di masyarakat luas pekerjaan  kantor biasanya juga disebut sebagai tata usaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
1. Menghimpun

     Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk   dipergunakan bila mana diperlukan.

2. Mencatat

    Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-   keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca,dan dikirim disimpan.
3. Mengolah

     Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan

    Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

     Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak Lainnya

6. Menyimpan

     Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

            Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1.    Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening

3. Surat-menyurat, mendikte, Mengetik

4. Menyimpan Warkat

5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6.  Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat Pos

7.  Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat

8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh

9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus  pekerjaan yang tidak perlu.

10.Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan. ( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

            Macam – macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan

menjadi 4 macam yaitu :

1.        Segala macam pekerjaan yang bersifat Komunikasi terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.

2.    Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.

3.  Segala macam pekerjaan komputasi Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.

4.  Segala macam pekerjaan yang bersifat Informasi terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.

BAB III

  PENUTUP

A. Kesimpulan

            Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

            Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).

B. Saran 

            Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

http://jayalaksana.wordpress.com/2009/12/10/administrasi-perkantoran/
http://fitra-ndut.blogspot.com/
http://notaris-bandung.blogspot.com/2010/07/administrasi-kantor-notaris.html
http://www.rumahuang.com/tugas-dan-tanggung-jawab-staff-keuangan/
http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20090601221205AABOqkI
http://eone87.wordpress.com/2010/04/01/administrasi-penyuluhan-lapangan